職場上常要用 email 溝通，要想寫得專業得體，讓同事和客戶留下良好印象，當中有幾點需要注意。
首要是禮貌與正式程度。根據收信人的身分和寫信人所提出的請求，應採用恰當的正式語氣或措辭。跟地位相近的同事聯繫，或已經與對方建立了工作關係，語氣可以不那麼正式，但依然要禮貌友好。
如果是首次聯繫某公司，稱呼對方時要用稱謂加姓氏（如 Dear Mr. White），假如不清楚對方性別可用全名（如 Dear Chris White），任何情況都不要用稱謂加名字（不說 Dear Ms Mary）。第一段可作自我介紹，說明自己的職位和寫信原因，不需要寫自己的姓名，例如：
- I am the HR assistant at FlyHigh Airways. I am contacting you to say that we … /
- I am writing regarding …。
如果對方身分地位較高，郵件想寫得正式一些，便要注意用詞，宜用較為正式的詞語，例如用 purchase 代替 buy、require 代替 need。需要時可查閱同義詞詞典以找出恰當的詞語。
使用情態動詞如 could、would 會顯得更有禮貌，用 we/us/our 也會比 I/me/my 聽起來較正式和客觀，例如：
- Could you please send us some more information regarding … as we are not sure which would be the most useful for our staff. We would also require …。
過於非正式的用語要盡量避免，不肯定的話，可查一下詞典中的語體標註。除此之外，感歎號、表情符號和不完整句子也要避免。
半正式的郵件可使用動詞縮略式，例如 We’re happy to …。不過，一般而言，還是用全寫形式比較穩妥。常見的縮寫形式是可以接受的，例如 promo（promotion 促銷）、asap（as soon as possible 儘快）、ad（advertisement 廣告）、re（regarding 關於）等。
向對方提出請求時，可以說：
- Could you (please) send me …?
- Have you had a chance to [do … yet]?
- Could I come …?
- Thank you/Many thanks
如需更為正式、更有禮貌，便說：
- Would it be possible (for you) to send me …? / I would be grateful if you could send me …
- I was wondering if you have had a chance to [do … yet]?
- Would it be possible for me to come …?
- I would really appreciate your help. / I would be very grateful (indeed) for your help.
如有附件，郵件中應提及並說明其內容，例如 Attached you will find a PDF containing a purchasing agreement where you will find terms and conditions are clearly explained。不要發送只有附件而無正文內容的電郵。
結尾方面， Looking forward to your reply 是正式而友好的結束語，多數人會在自己的名字前加上套語，例如 Regards、Best regards、Best wishes，半正式的郵件可以用 All the best、Best、Many thanks。如果是初次聯繫對方，應寫上自己的全名、職位和詳細聯絡方式。
最後，郵件的標題應該簡短，但也不應過於籠統，只寫上 Urgent、Enquiry 等單字，應清楚點明內容，例如 Query about ... 。
發出郵件前應檢查一遍，確保內容清楚無誤，不會冒犯對方，那就萬無一失了。
