有個CEO說他不用下屬開會，應將時間留待同事去做實事。又有個訪問了約2,000名美國經理的調查顯示，他們認為開會時間中有30%很浪費時間的，可見以往的開會文化已經受到質疑。應該這樣說，無謂的會不開也罷，不著邊際、不到題、沒有準備的會都應該取消，會，其實係咁開架：

1. 開會是議事非報告：這就是精粹，試想想一些報告事項能以文字或電郵去陳述最好，因為可配以圖像及附加檔去令閱讀者更加明白、透徹，還可以在有空時才翻閱及有需要時再次翻閱。這種做法不需佔用開會時間來慢慢報告，留下來的時間就可以全力議事了。

2. 時間盡量簡短：只邀請相關的人士、限制會議人數，按約定時間內開始及完成討論，不要磨爛蓆。就算有人遲到也要準時開始，遲到者來到也不要即時重覆之前內容，以免浪費所有人的時間，有補充就事後補充吧。

3. 頻率不要太密：研究發現，僱員每星期平均花掉4小時來作開會前準備，如果同一個項目、議題就最好不要開得太密，否則只會浪費同事的時間。

4. 言之有物，增加透明度：一個會開完若果成員仍然是一頭霧水、胡胡混混，就肯定是一個失敗的會議。開會其中一個目的就是要大家清楚全盤計劃及每個人的崗位、角色、工作範圍，跟進全個計劃及個人的進度，如果開完等於無開，就不如不開也罷。

5. 無開會日：一所國際人力資源顧問公司做過一項調查，有45%高級行政人員表示，他們每周設定一天無開會日，明顯看到僱員的生產力上升。這個大家都明白，如果整天下來都記掛著待會開會的事，通常人就較難集中精神去處理一些需時的工作，久而久之便降低了整體的專注力及生產力，如果明知有一段時間甚至一天是不用開會的，人就會更集中去處理需思考的項目，從而加快效率及增強準確度。

6. 共同獻策：不過會議還是有其用途，而且十分重要。皆因有時一個人默默耕耘，當遇到難題，一個人未必能想出好點子，開會就是讓更多個腦袋一齊想辦法。俗語說，方法總比困難多，一人計短二人計長，如果一個會議能讓大家都拿走一些更好的方案，就不枉開一個會了。所以作為一個項目經理，如果發覺工作進度停滯不前，不妨召開一個會，邀請同事講出疑難，集合在場不同專業、有不同強項的同事一齊解難，將有助推進項目的發展。

7. 凝聚團隊：最後，當工作取得一些成績，達到某些里程碑，開一個慶祝會可以振奮人心，食件餅分享大家努力的成果，發放正能量，順道重申大家的目標、方法確保一致，就無往而不利了。

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開會，原來係咁開的!

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