在職場上，無論你是與上司、新客戶或同事以書面溝通，都切記要給對方留下良好印象。假如你在書寫時犯上基本錯誤，不但會讓人覺得你做事馬虎、不留意細節，更可能令對方感到不被尊重。
大家工作忙碌，每天發出的電郵多不勝數。有時越簡單的電郵就越容易出錯，當然這並不是犯錯的藉口 – 在發送電郵前一定要細心檢查。以下是一些校對的要訣及常見錯誤：
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文法、拼寫及標點
建議從不同角度分三次校對文件。第一次要先檢查是否有文法錯誤。其中一個最常見的文法錯誤，就是主語(subject)與動詞(verb)不一致，你需要因應主語而使用正確的動詞形態。大家經常忘記在he/she/it後使用第三身單數(+s)，例如把‘The training starts at noon.’ 寫成 ‘The training start at noon.’。
第二次要檢查字詞拼寫。有時候打字速度太快，容易顛倒了字母的次序，所以簡單的字也會串錯。以下就是常見例子：
- Thank you fro your letter’ (for)
- See you at hte meeting’ (the)
- Many fo our staff’ (of)
到了第三次校對，就要注意標點。謹記句子開首、地方名、日子、月份、人名等第一個字母都要使用大楷，例如 ‘I am looking forward to meeting you on monday 25th’ (Monday)。寫電郵時上款和下款都須使用逗號，例如‘Dear X,’ 和 ‘Best regards,’，而句子結尾則須使用句號。
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重看稿件
利用一些實用技巧幫助我們校對文法、拼寫和標點。以拼寫為例，檢查有沒有串錯字的一個好方法，就是逐字重看，‘college’ (colleague)、‘adress’ (address) 和 ‘goverment’ (government)都是常見的拼寫錯誤。
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大聲朗讀
大聲朗讀文章有助找出標點及文法錯誤，你可從中發現不自然的字詞或不通順的句子，甚至發現不恰當的語調。以 ‘We are really looking forward to your next visit!’ (我們十分期待你下次到訪)為例，盡量避免於正式電郵使用感嘆號，要用都應只是用於與相熟同事之間的私人電郵。
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善用電腦的拼字檢查功能
雖然現代的軟件多已備有這種內置功能，但仍有很多人沒有好好利用。使用時，要注意拼字檢查與文章風格的一致性。舉例說，如果你的公司慣用英式拼寫法，你就要謹記在電腦揀選相應的拼字檢查方式。英式英語多用 ‘s’，美式英語則多用 ‘z’ (organisation vs. organization)，串法不一致，一時用 ‘s’ 一時用 ‘z’ 是最常見的問題。另外，拼字檢查功能可以有效修改拼寫錯誤的字，但不能顯示不當用詞選擇，例如把‘here’寫錯成‘hear’。
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請別人幫忙校對
假如要向重要客戶發出電郵，傳送前盡量請同事幫忙校對 (發出的電郵未必可以成功回收!)。同事或許可以指出其他常見錯誤，例如誤用發音相同、但串法和意思不同的英文字，也就是homonyms (同音異義詞) ，例如把 ‘They’re not available’ 寫作 ‘Their not available’。同一個例子也有機會是文法錯誤，像混淆了 their, they’re 和 there，即使是以英語為母語的人也經常寫錯的。
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稍作休息
最後也是最重要的一點就是寫完初稿後，好好休息一會，讓頭腦回復清晰才校對稿件，這有助你發現錯誤。切勿未看清楚便將文件發送。
總而言之，但凡是職場上的書面溝通，校對都是不可缺少的一步。確保電郵準確無誤，是維護自己和公司聲譽及專業形象的簡易方法。
